Front Office Mitarbeiter (m/w/d)

Beschreibung

Die Nordischen Botschaften in Berlin – die Botschaften der Länder Dänemark, Finnland, Island, Norwegen und Schweden – teilen sich einen Botschaftskomplex. Dieses Konzept ist einzigartig in der Welt und dient als Show-Case der fünf Länder. Die Anlage umfasst die fünf Botschaften sowie das Felleshus, das Gemeinschaftshaus. Das Felleshus mit seinen Veranstaltungen, Ausstellungen und dem Café ist täglich, auch für die Öffentlichkeit, geöffnet Der Leitfaden der gemeinsamen Nordischen Botschaftsanlage lautet »Jeder für sich, und doch gemeinsam«.

Das sind Ihre Aufgaben

• Vorbereitung und Koordination von Veranstaltungen in enger Zusammenarbeit mit den einzelnen Botschaften und deren Partnern sowie die selbständige Einplanung und Beauftragung externer Servicefirmen bei Veranstaltungen.
• Planung und Koordinierung der Belegung der Veranstaltungsräume und Raumreservierungen.
• Besuch, Lieferungen und Firmen anmelden, zuordnen und weiter durch die Botschaftsanlage leiten.
• Pflege und Aktualisierung der Homepage der Nordischen Botschaften sowie des Intranets und Social Media.

Das zeichnet Sie aus

• Hervorragende kommunikative Fähigkeiten, sehr gute mündliche und schriftliche Kenntnisse in einer nordischen Sprache sowie Deutsch und Englisch.
• Eine besonders ausgeprägte Integrität und Loyalität, Gewissenhaftigkeit, Konzentration und ein hohes Maß an Flexibilität.
• Belastbarkeit, eine vorausschauende Arbeitsweise, Selbständigkeit und die Fähigkeit, sich in einem stressigen Arbeitsumfeld zurechtzufinden.
• Mehrjährige Arbeitserfahrung – gerne in einem der Nordischen Ländern – im beschriebenen Aufgabengebiet.
• Abgeschlossenes Studium/Berufsausbildung in einem relevanten Bereich sowie gute Kenntnisse der MS Office-Programme.

Das bieten wir Ihnen

• Die Nordischen Botschaften stehen für Respekt und Integrität sowie Loyalität und Fairness und bieten ein freundliches, offenes, faires, abwechslungsreiches und internationales Arbeitsumfeld.
• 80% einer Vollzeitfunktion, Zwei-Jahres-Vertrag mit Option auf Verlängerung.